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Traçabilité des livrables et des dépenses : les clauses à exiger de votre agence
Sans traçabilité, un désaccord avec un prestataire se règle sur la parole de chacun. Quelques exigences contractuelles simples permettent de reconstituer à tout moment ce qui a été commandé, livré et payé.
La RTBF indique qu'une version partielle d'un audit portant sur une agence immobilière sociale aurait été transmise au Parlement, dans un dossier de fraude présumée. Le dossier serait en cours d'examen et la présomption d'innocence s'applique ; le sujet rappelle en revanche l'importance de disposer de pièces complètes.
La traçabilité consiste à pouvoir reconstituer, plusieurs mois après, ce qui a été commandé, ce qui a été livré, par qui et à quel coût. Sans elle, un désaccord se règle sur la parole de chacun, et une reprise de dossier par un nouveau dirigeant devient coûteuse.
Commencez par la structure du devis : refusez les lignes globales du type accompagnement digital mensuel et exigez un découpage par prestation, avec jours estimés, profil concerné et tarif journalier. C'est la condition pour comparer deux offres et pour arbitrer ensuite.
Imposez un reporting court mais régulier : travaux réalisés, temps consommé, écarts au prévisionnel, prochaines étapes. Mieux vaut un point mensuel d'une page qu'un rapport volumineux remis quand le budget est déjà dépensé.
Encadrez les dépenses avancées pour votre compte, achats d'espace publicitaire, licences, images, noms de domaine : refacturation à l'euro près avec justificatifs, et mention écrite d'une éventuelle commission et de son taux.
Prévoyez une clause de droit d'audit permettant de vérifier, avec un préavis raisonnable, les justificatifs d'une mission au temps passé ou d'un budget média. Une agence organisée ne la refuse pas ; un refus catégorique constitue en soi une information utile.
Enfin, faites ouvrir à votre nom les comptes publicitaires, l'hébergement, le nom de domaine, le dépôt de code et les outils de mesure, l'agence intervenant par délégation, et centralisez devis, comptes rendus, validations et factures dans un dossier fournisseur unique.
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'une clause de droit d'audit ?
Une clause qui vous autorise à vérifier, avec un préavis convenu, les justificatifs des prestations facturées, notamment les temps passés et les dépenses avancées. Elle précise le périmètre, la fréquence et les frais.
Faut-il préférer le forfait ou la facturation au temps passé ?
Le forfait convient à un périmètre stable et bien défini. Le temps passé convient aux missions évolutives, à condition d'obtenir un relevé détaillé et un plafond au-delà duquel un accord écrit est requis.
Qui doit détenir le nom de domaine et les comptes publicitaires ?
L'entreprise cliente. L'agence doit disposer d'un accès délégué et révocable, ce qui garantit la continuité du service et la lisibilité des dépenses en cas de changement de prestataire.