Achats de prestations : ce qu'une alerte sur la gouvernance nous apprend sur la prévention des dérives

Selon La Lettre, les patrons de l'audit de l'OTAN tirent la sonnette d'alarme au sujet de faits de corruption. Sans nous prononcer sur ce dossier précis, retenons le signal : même dans les organisations les plus structurées, les fonctions d'audit jouent un rôle de vigie sur les achats et les contrats.

Pour une entreprise, y compris une PME, la leçon est directe : les achats de prestations, qu'il s'agisse d'une agence digitale, d'un cabinet de conseil ou d'un intégrateur, sont une zone de risque. Relations personnelles, cadeaux, absence de mise en concurrence : les dérives commencent rarement par de la fraude caractérisée, mais par des habitudes non encadrées.

Premier pilier d'une bonne gouvernance : la séparation des rôles. La personne qui exprime le besoin, celle qui sélectionne le prestataire et celle qui valide les paiements ne devraient pas être une seule et même personne. Même dans une petite structure, un double regard sur les engagements significatifs est possible.

Deuxième pilier : la mise en concurrence systématique au-dessus d'un certain seuil. Solliciter plusieurs devis, comparer sur la base de critères écrits et conserver une trace des offres reçues protège l'entreprise, mais aussi les collaborateurs eux-mêmes, contre tout soupçon.

Troisième pilier : la déclaration des liens d'intérêts. Si un salarié connaît personnellement un prestataire pressenti, cela ne disqualifie pas ce dernier, mais le lien doit être déclaré et la décision prise par quelqu'un d'autre. Une simple règle écrite suffit souvent à clarifier les situations.

Quatrième pilier : le contrôle indépendant. Faire relire périodiquement ses contrats et ses dépenses de prestations par un regard extérieur, expert-comptable, auditeur ou administrateur indépendant, permet de détecter tôt les anomalies : facturations sans livrables, avenants répétés, prestataire unique reconduit sans justification.

Enfin, ne voyez pas ces garde-fous comme de la défiance envers vos prestataires. Un partenaire sérieux préfère un client aux règles claires : cela sécurise la relation, objective les décisions et évite que la qualité du travail soit un jour confondue avec la qualité des relations personnelles.