Achats de prestations : pourquoi un regard exterieur vous protege

Selon la depeche, les responsables de la fonction d'audit d'une grande organisation internationale ont exprime des inquietudes concernant des faits de corruption. Nous ne disposons d'aucun element pour qualifier ces faits et nous ne le ferons pas : la presomption d'innocence s'applique, et l'enquete suit son cours. Ce que l'episode illustre en revanche, sans qu'il soit besoin d'en connaitre le detail, c'est l'utilite d'une fonction de controle qui puisse parler librement, y compris de ce qui derange.

Les achats de prestations intellectuelles sont, par nature, un terrain propice aux angles morts. Contrairement a l'achat d'une machine, la qualite d'une prestation de conseil, de communication ou de developpement est difficile a objectiver. Le prix n'est pas comparable d'un fournisseur a l'autre. La relation personnelle joue un role important, et c'est normal. Mais cette combinaison rend le processus vulnerable a des biais qui n'ont rien de criminel : l'habitude, la facilite, la reconnaissance envers un prestataire qui a sauve un projet il y a trois ans.

Le premier reflexe utile est la traçabilite. Chaque attribution devrait laisser une trace ecrite de trois choses : qui a ete consulte, sur quels criteres la decision a ete prise, et pourquoi le retenu l'a emporte. Une demi-page suffit. Cette note ne sert pas a se couvrir : elle sert a se souvenir, un an plus tard, de ce qu'on attendait du prestataire, et a rendre la decision discutable par un tiers. Une decision qu'on ne sait pas expliquer par ecrit est rarement une bonne decision.

Le deuxieme reflexe est la separation des roles. Autant que possible, la personne qui redige le besoin, celle qui negocie, celle qui valide la depense et celle qui receptionne le travail ne devraient pas etre la meme. Dans une PME, cette separation complete est irrealiste, mais on peut au moins dissocier la validation budgetaire de la relation commerciale. Faire signer les engagements superieurs a un certain seuil par une autre personne que le prescripteur coute zero euro et supprime beaucoup de tentations involontaires.

Le troisieme reflexe est la remise en concurrence periodique. Un prestataire installe depuis cinq ans sans avoir jamais ete compare au marche n'est pas forcement trop cher, mais vous n'en savez rien. Fixez une regle simple : tous les deux ou trois ans, ou au-dela d'un certain montant annuel, vous consultez au moins deux autres candidats. Prevenez le titulaire, ce n'est pas une sanction. Souvent, l'exercice confirme qu'il etait le bon choix et fait progresser la relation ; parfois il revele un ecart de prix de 30 % que personne n'avait vu.

Declarez aussi les liens d'interet, sans dramatiser. Un collaborateur dont le conjoint travaille chez un candidat, un dirigeant qui detient des parts chez un fournisseur, un salarie qui recoit des invitations ou des cadeaux d'un prestataire : rien de tout cela n'est necessairement problematique, mais tout doit etre connu et consigne avant la decision, pas decouvert apres. Une ligne dans le compte rendu de la reunion d'attribution suffit generalement.

Cote signaux d'alerte, surveillez quelques classiques : des avenants successifs qui finissent par depasser le montant initial, une prestation renouvelee par tacite reconduction sans jamais de bilan, des factures dont le libelle est trop vague pour etre rattache a un livrable, un fournisseur unique sur un poste strategique sans plan de secours, ou un devis concurrent visiblement de complaisance. Aucun de ces indices n'est une preuve, mais chacun merite une question.

Enfin, faites regarder vos plus gros contrats par quelqu'un d'exterieur au projet une fois par an : expert-comptable, administrateur, consultant independant, ou simplement un manager d'un autre service. L'objectif n'est pas de suspecter vos equipes, c'est de casser l'effet tunnel. Un regard neuf pose les questions naives que plus personne n'ose poser en interne, et ce sont souvent celles-la qui font economiser le plus.