choisirsonagence· 4 min de lecture
Charge des equipes internes : le poste que les plannings d'agence oublient
La Lettre rapporte qu'un audit conclut a de forts risques psychosociaux pour les journalistes de l'AFP. Sans etablir de lien avec ce contexte particulier, cette information nous conduit a aborder un sujet rarement traite lors du choix d'une agence : la charge que le projet fait peser sur vos propres equipes.
L'information rapportee par La Lettre concerne une redaction et un audit dont nous ne connaissons ni le contenu ni les recommandations. Les risques psychosociaux sont un sujet serieux, encadre par le droit du travail, et il ne s'agit pas ici de le reduire a une question de gestion de projet. Nous en retenons simplement qu'une organisation peut mesurer la charge reelle pesant sur ses equipes, et que cette mesure produit des enseignements. Cette demarche est absente de la quasi-totalite des projets digitaux, ou seule la charge de l'agence est chiffree.
Regardez un devis d'agence : il detaille les jours de conception, de developpement, de recette et de pilotage cote prestataire. Il ne mentionne presque jamais les heures que vos collaborateurs devront y consacrer. Or ces heures existent, et elles sont souvent substantielles. Ateliers de cadrage, fourniture des contenus, arbitrages, relectures, tests de recette, reprise de donnees, formation, accompagnement du changement : chacune de ces taches mobilise des personnes qui, dans une PME, continuent par ailleurs a assurer leur travail habituel.
L'estimation honnete de cette charge commence par un inventaire tache par tache. Pour chaque phase du planning propose par l'agence, demandez explicitement ce qui est attendu de votre cote, par quel profil et pour combien d'heures. Une agence experimentee sait repondre a cette question ; elle a vu des projets ralentir parce que le client n'avait pas de temps disponible. Une agence qui repond que la mobilisation interne sera « tres legere » sur un projet structurant vous prepare soit une derive de planning, soit un livrable construit sans vous.
La production de contenus est le poste le plus systematiquement sous-estime. Refaire un site suppose de rediger ou de reprendre des textes, de trier des visuels, de valider des mentions legales, de reconstruire une arborescence. Ce travail est rarement delegable en totalite, parce qu'il exige une connaissance du metier que le prestataire n'a pas. Il retombe donc sur une ou deux personnes en interne, souvent deja les plus sollicitees. Nombre de projets tenus techniquement sont retardes de plusieurs semaines par ce seul poste.
Une fois la charge estimee, il faut la rendre soutenable. Cela signifie designer nommement les contributeurs, leur allouer un volume horaire hebdomadaire identifie, et surtout retirer ou reporter d'autres missions en consequence. Un projet ajoute a un plan de charge deja complet ne se realise pas : il se substitue silencieusement a autre chose, ou il produit des heures supplementaires non declarees. Prevoyez egalement une capacite de remplacement en cas d'absence, car les projets de plusieurs mois traversent toujours des conges et des impreuvus.
Le calendrier merite la meme attention que le volume. Les phases de recette et de mise en production concentrent la charge interne au moment ou elle est la moins compressible, et ces phases tombent parfois sur les periodes les plus tendues de l'activite. Un lancement programme en pleine haute saison commerciale ou en cloture comptable est une decision, pas une fatalite. Discuter ce calendrier avec l'agence des la proposition commerciale coute beaucoup moins cher que de le subir.
Ce sujet releve pleinement de l'obligation de l'employeur en matiere de sante et de securite au travail, qui inclut la prevention des risques lies a l'organisation du travail. L'INRS met a disposition des ressources documentaires sur l'evaluation et la prevention des risques psychosociaux, utiles pour situer un projet de transformation dans ce cadre plus general. Un projet digital n'est pas un evenement neutre pour une organisation : il modifie des outils, des habitudes et parfois des perimetres de poste.
En pratique, ajoutez une ligne au comparatif de vos candidats : quelle charge interne le projet suppose-t-il, selon chaque agence ? Les ecarts de reponse sont souvent plus revelateurs que les ecarts de prix. Une proposition moins chere qui repose sur une forte mobilisation de vos equipes peut couter davantage qu'une proposition superieure incluant la reprise de contenus ou l'accompagnement au changement. Ce n'est visible que si vous posez la question, et si vous la posez avant de signer.
Questions fréquentes
Comment estimer la charge interne d'un projet digital ?
En demandant a l'agence, phase par phase, ce qui est attendu du client, par quel profil et pour combien d'heures. Cet inventaire doit figurer dans la proposition au meme titre que la charge du prestataire.
Quel poste est le plus souvent sous-estime ?
La production et la validation des contenus, ainsi que la recette. Ces taches exigent une connaissance metier que le prestataire ne possede pas et retombent donc sur des collaborateurs deja occupes.
Faut-il decharger les collaborateurs impliques dans le projet ?
Oui, en reportant ou en redistribuant une partie de leurs missions habituelles. Un projet ajoute a un plan de charge complet se traduit par du retard ou par une surcharge de travail qui releve de la responsabilite de l'employeur.